¶ Zusammenfassung
- Biete Klarheit: einheitliche Kommunikationsstrukturen steigern die Produktivität und fördern eine gute Organisationskultur.
- Schaffe Anerkennung und Gemeinschaftsgefühl: Anerkennung, Wertschätzung und Gemeinschaft sind wichtige Motivationsfaktoren. Ein starkes Gemeinschaftsgefühl schaffst du, indem du regelmäßige Veranstaltungen oder Aktivitäten für Freiwillige organisierst und Möglichkeiten bietest, sich kennenzulernen und auszutauschen.
- Biete Schulungen und und Unterstützung an: Fördere deine Freiwilligen und biete ihnen die Möglichkeit, sich selber weiterzuentwickeln, damit erreichst du eine stärkere Identifikation und deine Volunteers bleiben länger mit an Board
¶ Einführung: Warum es eine gemeinsame Team Kommunikationsplattform braucht
Ein Schlüsselelement für das Gelingen von Projekten ist eine gute interne Kommunikation. Über einheitliche und festgelegte Kanäle zu kommunizieren schafft Ordnung und hilft Kommunikationsfehler zu unterbinden und eine einheitliche Organisationskultur zu etablieren. Besonders wichtig ist die Frage nach einer separaten Kommunikationsplattform wie zum Beispiel Slack oder Mattermost.
In erster Linie kann ein separates Kommunikationstool dazu beitragen, dass deine Freiwilligen einen eigenen Raum für die Kommunikation untereinander und mit den Organisator*innen haben. Dies kann besonders wichtig sein, wenn dein Projekt eine große Anzahl von Freiwilligen umfasst, da es schwieriger sein kann, die Kommunikation und Koordination über E-Mail oder andere allgemeinere Kommunikationskanäle zu verwalten. Ein separates Kommunikationstool kann auch dazu beitragen, die Effizienz und Effektivität der Kommunikation innerhalb des Projekts zu verbessern. Viele Kommunikationstools bieten Funktionen wie Gruppennachrichten, Aufgabenzuweisung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die dazu beitragen können, die Kommunikation zu rationalisieren und es den Freiwilligen zu erleichtern, zusammenzuarbeiten und über die Entwicklungen im Projekt informiert zu bleiben.
Wichtig ist, dass alle das Tool kennen und spätestens nach dem Onboarding anfangen, sich in die Strukturen einzufinden. Deine Freiwilligen sollten auch dazu bereit sein, die Nutzung in ihren Alltag zu integrieren, sonst kann es zu langen Kommunikationsunterbrechungen und Unzufriedenheiten kommen.
Für besonders wichtige und schnelle Absprachen kann, Erfahrungsgemäß, auch problemlos auf die gängigen Messenger zurückgegriffen werden.
Es gibt verschiedene Tools, die hierfür in Frage kommen, auf der Suche nach dem Richtigen solltest du schauen, welche Funktionen du brauchst und ob die Tools ganz, teilweise oder komplett kostenpflichtig sind. Gängige und nützliche Funktionen sind zum Beispiel:
- Kanäle für einzelne Arbeitsgruppen
- Gruppenchats und Einzelchats möglich
- Pinnen wichtiger Dokumente
- Verknüpfungen mit anderen Diensten (Video-Konferenzen, Kalender, etc.)
¶ Binden von Freiwilligen & Teampflege
Neben einer guten Kommunikation ist es wichtig und sinnvoll, wenn du dir Gedanken über die allgemeine Organisationskultur machst. Zwei wichtige Stichworte sind Bindung von Freiwilligen und Teampflege. Beides sind wichtige Aspekte für dich, wenn du bei der Erfüllung von Aufgaben und der Erreichung eurer Ziele auf Freiwillige angewiesen bist.
Wirksame Strategien zur Bindung von Freiwilligen können dazu beitragen, dass sie sich in ihrer Rolle wertgeschätzt und unterstützt fühlen und eher dazu bereit sind, weiterhin ehrenamtlich tätig zu sein. Zu den Strategien, die du anwenden kannst, um die Bindung von Freiwilligen zu verbessern, gehören die Festlegung klarer Erwartungen und Richtlinien, das Angebot von Schulungen und Unterstützung, die Anerkennung und Belohnung von Freiwilligen für ihren Beitrag sowie die Förderung eines Gemeinschaftsgefühls und der Verbundenheit unter den Freiwilligen. Indem du Maßnahmen zur Unterstützung und Betreuung von Freiwilligen ergreifst, kannst du ein positives und einladendes Umfeld schaffen, das das Engagement und die Volunteer Bindung fördert. Dazu kann die Bereitstellung von Ressourcen und Unterstützung gehören, die den Freiwilligen helfen, die Herausforderungen zu bewältigen, mit denen sie in ihrer Rolle konfrontiert sein können, wie Stress oder Überforderung. Es kann auch dazugehören, Maßnahmen zu ergreifen, die sicherstellen, dass sich die Freiwilligen mit dem Auftrag und den Zielen verbunden fühlen und das Gefühl haben, dass ihre Beiträge einen sinnvollen Beitrag leisten.
Ein paar Beispiel wie das in der Praxis aussehen kann:
Positive Besprechungskultur: Durch einfache Routinen lassen sich Besprechungen ein wenig auflockern und gestalten einen angenehmen Raum. Mit einem Check-In zu beginnen, bei dem es um das persönliche Befinden geht, hilft dabei, gut in ein Meeting zu starten und Rücksicht zu nehmen, wenn eine Person zum Beispiel schon sehr gestresst ist, früher gehen muss oder Ähnliches. Ein Check-Out am Ende kann genutzt werden, um direkt über das Meeting zu reflektieren und einen guten gemeinsamen Abschluss zu finden. Hier lohnt es sich, aktiv positive Rückmeldung zu geben und nicht nur über Verbesserungsvorschläge zu debattieren.
Regelmäßige Teamevents: Organisiere in regelmäßigen Abständen (einmal im Monat) ein Event, welches sich nicht primär mit eurer Arbeit beschäftigt. Ein extra Workshop mit Mehrwert für deine Freiwilligen oder einfach mal eine Stunde, in der ihr gemeinsam feiert, was ihr in der letzten Zeit geleistet habt. Es gibt verschiedenste Möglichkeiten, vor allem auch für den digitalen Raum!
Über Zoom und ähnliche Plattformen lassen sich mit ein wenig Kreativität auch Events organisieren, die euch als Gemeinschaft näher zusammenbringen, wenn ihr eigentlich sehr verstreut seid. Kleine Gesprächsrunden in Break-Out Rooms (Untergruppen in Zoom) oder auch ein gemeinsamer Filmabend: die digitalen Möglichkeiten zu nutzen, die euch zur Verfügung stehen, macht Sinn und Spaß!
Insgesamt sind die Bindung von Freiwilligen und die Pflege der Gemeinschaft wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen Freiwilligenmanagements. Durch eine proaktive und unterstützende Herangehensweise an diese Themen kannst du sicherstellen, dass deine Freiwilligen in der Lage sind, einen effektiven Beitrag zu leisten und sich in ihrer Rolle wertgeschätzt und unterstützt fühlen. Dies kann letztendlich zu einer größeren Wirkung und einem größeren Erfolg für das ganze Vorhaben führen.
¶ Weiterführende Links:
https://www.volunteerhub.com/blog/retain-more-volunteers-2023/
https://blog.govolunteer.com/online-volunteering/
https://www.capterra.com.de/directory/10044/volunteer-management/software
Dies ist ein Beitrag von Brand New Bundestag. Für mehr Informationen zu dem Thema und Hilfestellungen, wende Dich gern an [email protected] oder besuche https://brandnewbundestag.de/
