¶ Zusammenfassung
- Mit Freiwilligen zu arbeiten kann für dein Projekt sehr bereichernd sein! Freiwillige können in vielen Bereichen tätig sein und sogar neue Projekte mitinitiieren.
- Ein strukturierter Einführungs-Prozess, der die Freiwilligen willkommen heißt und klare Erwartungen vermittelt, hilft beim Start in ein neues Projekt. Die Sicherheit, die dadurch vermittelt wird, trägt dazu bei die Fluktuation zu reduzieren.
- Ein gutes Freiwilligen Management System ermöglicht es dir, die Arbeit mit Freiwilligen effektiver und einfacher zu gestalten. Egal ob du ein CRM oder einfach eine Excel-Liste nutzt: Ein guter Überblick über deine Freiwilligen stärkt deine Arbeit!
¶ Einführung: Lohnt sich der Einsatz von Ehrenamtlichen?
Ehrenamtliche einzusetzen, ist für viele Projekte und Vorhaben ein enorm bereichernder und vielversprechender Ansatz. Die Arbeit mit Freiwilligen kann nicht nur Kosten einsparen, sondern bietet viele weitere Vorteile. In manchen Organisationen engagieren sich die Volunteers in allen Bereichen, sie bilden und arbeiten in Projektteams, übernehmen koordinative und ausführende Tätigkeiten und tragen somit einen großen Teil des gesamten Projektes.
Freiwillige können also nicht nur in allen Bereichen tätig sein, sie können auch dazu beitragen, neue Projekte ins Leben zu rufen und auf die Beine zu stellen. Von Social Media Arbeit über das Verfassen von Förderanträgen bis hin zur Pflege der Website, es gibt nicht nur Volunteers, die all das umsetzen wollen, sondern auch immer welche, die in dem Bereich Expertise besitzen und ihn vollumfänglich Verwalten und Verantworten können.
¶ Onboarding (Freiwilligeneinführung)
In erster Linie trägt ein effektiver Einführungsprozess dazu bei, dass sich die Freiwilligen zu Beginn ihrer Arbeit willkommen und unterstützt fühlen. Er kann auch dazu beitragen, klare Erwartungen zu formulieren und Informationen über den Auftrag, die Werte und die Ziele zu vermitteln. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Freiwilligen mit der Vision der Organisation übereinstimmen und motiviert sind, ihre Zeit und ihre Fähigkeiten auf sinnvolle und wirkungsvolle Weise einzubringen. Darüber hinaus kann ein effektives Onboarding dazu beitragen, die Fluktuation unter den Freiwilligen zu verringern. Wer sich willkommen und unterstützt fühlt, ist wahrscheinlich zufriedener mit seiner Erfahrung und bleibt länger aktiv im Projekt. Insgesamt ist ein strukturierter und einfacher Onboarding-Prozess eine wichtige Investition, sich die Zeit zu nehmen, diesen Prozess zu planen und umzusetzen, kann sicherstellen, dass die Freiwilligen in der Lage sind, einen effektiven Beitrag zu leisten und sich in ihrer Rolle geschätzt und unterstützt zu fühlen.
Hieraus wird auch klar, was ein guter Onboarding Prozess braucht und leisten sollte. Wer in ein neues Projekt rein startet braucht alle wichtigen Informationen über die Zusammenarbeit, die Kommunikationswege und die aktuellen Herausforderungen.
Am besten geht die Einführung nahtlos über in die Einteilung zu einem Team oder einer Arbeitsgruppe. Dieser Übergang wird am besten eng begleitet, weil hier ein hohes Risiko besteht, Volunteers zu verlieren, wenn sie sich alleine in der noch sehr unbekannten Umgebung bewegen sollen.
Beim Einstieg ist es besonders wichtig, die Einstiegshürden zu verringern und dafür zu sorgen, dass Volunteers Lust bekommen, sich zu engagieren. Häufigläuft die Anmeldung über ein einfaches Registrierungsformular.
Die Terminabsprache sollte so schnell wie möglich funktionieren, ab der Anmeldung sollte die volle Verantwortung bei den Onboarder*innen liegen, nimm deine neuen Freiwillien an die Hand und leite sie durch den gesamten Einführungsprozess. Bei Brand New Bundestag ein Pool an wöchentlichen Terminen angeboten, die über die Plattform Calendly direkt und automatisiert gebucht werden können. Wenn du also auch regelmäßige Termine anbieten kannst, kann dieser Schritt elegant und arbeitssparend übergangen werden.
Das Einführungsgespräch ist das Herzstück des Prozesses. Hier sollten alle wichtigen organisatorischen und thematischen Fragen geklärt werden. Damit du nichts vergisst, kannst du für das Gespräch einen Leitfaden schreiben. Am besten endet die Einführung mit der Weiterleitung in die Kommunikationskanäle des Projektes und mit der Weiterleitung an eine Person, die koordinativ für den Tätigkeitsbereich des neuen Freiwilligen zuständig ist.
Mit Anzupacken ist der letzte Schritt, hier musst du besonders darauf achten, dass neue Ehrenamtliche in ihren Teams ankommen und Aufgaben finden. Bei BNB fragen die Onboarder*innen nach zwei bis drei Wochen nach, wie der Einstieg in die Arbeit so läuft. In diesem Schritt ist es besonders wichtig, auf jeden Freiwilligen persönlich einzugehen. Manche arbeiten schnell von alleine proaktiv mit, andere brauchen etwas mehr Unterstützung.
¶ Freiwilligen Management System
Warum braucht es ein System?
Ein gutes und übersichtliches Management System macht die Arbeit mit Freiwilligen leichter und effektiver. Du bekommst schnell einen Überblick über alle akut im Projekt tätigen Personen, du kannst dir merken, welche Person Expertise für bestimmte Themen oder Arbeitsbereiche besitzt und hast die Kontaktdaten einer Person schnell griffbereit.
Excel oder CRM?
Hier stellt sich die Frage, ob der Einsatz eines Tools zur Verwaltung von Freiwilligen (CRM-System) sinnvoll ist oder ob im Vergleich eine einfache Excel-Liste ausreicht.
Ein Freiwilligenmanagement-Tool bietet eine Reihe von Vorteilen für Organisationen, die auf Ehrenamtliche angewiesen sind. Diese Systeme sind speziell darauf ausgerichtet, Organisationen bei der Verwaltung und Koordinierung ihrer Mitarbeiter zu unterstützen, und bieten oft Funktionen wie Online-Anmeldung und -Planung, Nachverfolgung von Freiwilligen und Berichterstattung sowie Kommunikationstools. Diese Funktionen erleichtern den Organisationen die Verwaltung ihrer Freiwilligenprogramme und können dazu beitragen, Prozesse zu straffen, Zeit zu sparen und den Verwaltungsaufwand zu verringern. Ein Nachteil ist, dass ein CRM-System teuer sein kann, vor allem für kleinere Organisationen oder solche mit begrenzten Budgets. Darüber hinaus erfordern CRM-Systeme eine gewisse Einarbeitungszeit, was zeitaufwändig und möglicherweise frustrierend sein kann.
Dagegen kann die Verwendung einer einfachen Excel-Liste für Organisationen, die ihre Freiwilligenprogramme verwalten möchten, eine kostengünstige und technisch einfachere Option darstellen. Excel-Listen können zur Erfassung von Informationen über Freiwillige, zur Planung von Schichten und zur Erfassung von Stunden verwendet werden und sind für diejenigen, die mit der Software vertraut sind, relativ einfach zu bedienen. Letztlich hängt die Entscheidung für ein Freiwilligenmanagement-Tool oder eine einfache Excel-Liste von den Bedürfnissen und Ressourcen deines Projektes ab. Aber für den Einstieg ist eine gut geführte Excel-Liste nicht nur kostengünstiger, sondern auch einfacher und zumeist völlig ausreichend.
Quellen:
https://www.volunteerhub.com/blog/retain-more-volunteers-2023/
https://blog.govolunteer.com/online-volunteering/
https://www.capterra.com.de/directory/10044/volunteer-management/software
Dies ist ein Beitrag von Brand New Bundestag. Für mehr Informationen zu dem Thema und Hilfestellungen, wende Dich gern an [email protected] oder besuche https://brandnewbundestag.de/
